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Schulung 2

Schulung 2 – Infoseite | Einlagenabdruck & Kundenbetreuung

Schulung 2 – Einlagenabdruck & Kundenbetreuung

Warum dieser Ablauf wichtig ist


Ein konsistenter Ablauf sorgt für Ruhe im Verkauf, weniger Rückfragen in der Werkstatt und ein sicheres Kundenerlebnis. Vom ersten Hallo bis zum fertigen Auftrag weiß die Kundin: „Ich bin in guten Händen.“

Diese Seite führt dich Schritt für Schritt durch den Einlagenabdruck – mit Fokus auf freundliche Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten und saubere Datenerfassung in Peadus, Rothballer, Capesoles und Vario8. Lies die Abschnitte der Reihe nach – jeder Kasten ist ein Anker im Alltag.

1) Ankommen & Kapazitätscheck


Begrüße offen und modern: „Hallo! Haben Sie einen Termin oder möchten Sie spontan einen Abdruck machen?“ Prüfe direkt, ohne Hektik:

  • Kalender: Gibt es in den nächsten Minuten ein Zeitfenster?
  • Kabine: Ist eine Anmesskabine frei und vorbereitet?
  • Fachperson: Ist eine orthopädisch ausgebildete Kollegin/ein Kollege verfügbar (für Befund/Abnahme)?
Wenn alles passt: „Super, dann starten wir. Ich nehme kurz Ihre Daten auf und dann können wir gleich in die Kabine.“
Wenn keine Kapazität frei ist: Termin anbieten oder auf die Online-Buchung hinweisen. Liegt ein Rezept vor, sofort im Rezeptordner unter dem Nachnamen abheften und den Service erklären („So geht nichts verloren und Sie müssen an nichts mehr denken“).

2) Neukunde oder Bestandskunde?


Die Entscheidung steuert deinen Weg – und erspart doppelte Arbeit.

Neukunde (gesetzlich versichert)

  1. Peadus → Patientenverwaltung → Karte einlesen Prüfe Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Krankenkasse).
  2. Datenschutz am Pad anzeigen Kunde unterschreiben lassen; Ablage bestätigen.
  3. Neuen Auftrag anlegen (mit Rezept, falls vorhanden; sonst ohne Rezept).
  4. Kunde in der Kabine aufrufen & Rothballer starten.

Bestandskunde

  1. Versicherungsstatus erfragen „Gab es eine Änderung Ihrer Krankenkasse?“
  2. Bei Änderung: -> Karte einlesen->Daten aktualisieren. Ansonsten weiter.
  3. Auftrag in Peadus anlegen
    (mit/ohne Rezept) → Kabine → Rothballer.
Tipp: Nenne immer den nächsten Schritt („Können Sie mir bitte nennen, dann erhalten Sie eine E-Mail sobald die Einlagen durch die Endkontrolle ist.“). Das schafft Transparenz.

3) Datenfluss: Peadus → Rothballer


→ Capesoles


Saubere Daten sind die Basis für eine gute Versorgung. So übergibst du korrekt:

  1. In Peadus: Menü Rothballer → Exportieren → Kundendaten exportieren.
  2. In Capesoles -> (Neukunde Store Service → Import )→ alle Felder prüfen (Kasse, Kontakt, Adresse) → fehlende Daten ergänzen.
  3. Bestandskunde mit neuem Abdruck → In Capesoles → Suchen → Name eingeben → Eingabe (nicht Import!) → Kunde aufrufen.
Profi-Kniff: Profi-Tipp: Rothballer öffnen, anschließend den Prozess in Capesoles weitermachen bis man den Fußscan in Capesoles aufgenommen hat. Wenn der Kunde nun noch steht. Den Abdruck in Rothballer machen, solange noch in Capesoles der Abdruck geladen wird. So steht der Kunde nicht so lange.

4) Rezept & Kostentransparenz


Im Capesoles-Prozess kommt die Rezept-Seite:

  • Rezept scannen oder „Rezept wird nachgereicht“ wählen.
  • Kundenhinweis: Falls bei Abholung kein Rezept vorliegt, können 170 € Kosten entstehen.
Formulierungsvorschlag: „Kein Stress – falls das Rezept heute nicht da ist, können Sie es nachreichen. Es reicht uns beim Abholen. Nur als Hinweis: Ohne Rezept bei der Abholung entstehen Kosten von 170 € entstehen.“

5) Scannen & Fachperson dazuholen


Jetzt läuft der technische Teil – trotzdem freundlich begleiten:

  • Capesoles-Scan starten. Während des Ladevorgangs Rothballer-Scan durchführen.
  • Orthopädisch ausgebildete Person hinzuholen (Befund, Feinanpassung, Absprache).
Kommunikation: „Ich starte jetzt den Scan. Das dauert nur einen Moment – anschließend schaut eine Fachkollegin mit darauf.“

6) Sonderwege: Wiederholung &


schneller Abdruck

Gleiche Einlage ohne neuen Abdruck

  1. Vario8: Verkaufsbelege → Suchen → letzten Einlagenauftrag (0210/0215) öffnen → Kopieren
  2. Unter Freie Felder →„Rezept vorhanden / nicht vorhanden“ setzen.
  3. Speichern → g>Unterschreiben lassen → Buchen & Drucken (Werkstatt ergänzt Details).

Gleiche Einlage mit frischem Abdruck

  1. Peadus: Auftrag → Kabine → Rothballer.
  2. Capesoles: (Bestandskunde = Suchen→Name) → Scan → Seite Schmerzbereiche ausfüllen → Last Order Repeat.
  3. Unterschreiben lassen & Auftrag drucken.

7) Qualität & Datenschutz – Moldan


-Standard


Qualitätscheck vor dem Abschluss

  • Sind Kundendaten vollständig? (Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon)?
  • Ist das Rezept erfasst? gescannt oder nachgereicht?
  • Wurden Capesoles- und Rothballer-Scans gespeichert?

Datenschutz-Hinweis

Datenerfassung nur für den definierten Versorgungszweck. Unterschriften digital erfassen, Zugriffe schützen, Ausdrucke nicht offen liegen lassen.

8) Sprache, die Vertrauen schafft


Nutze kurze, menschliche Sätze und kündige die nächsten Schritte an.

Gelungene Formulierungen

  • „Ich checke kurz Kabine, dann starten wir.“
  • „Ich nehme den Fußabdruck und anschließend hole ich jemanden aus der Werkstatt, der mit Ihnen die Einlagenauswahl und alle Probleme bespricht.“
  • „Falls das Rezept heute nicht da ist – kein Problem, Sie können es nachreichen.“

Besser vermeiden

  • „Was wollen Sie?“ → wirkt hart/verkaufsfixiert.
  • „Kann ich helfen?“ → unkonkret/altmodisch.
  • Überfrachtung mit Fachbegriffen in den ersten 30 Sekunden.
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Parken: ausreichend Parkplatze direkt am Gelande

Barrierefreier Zugang

Zahlungsmoglichkeiten: Bar, Girocard und Kreditkarte