🧾 Schulung: Verkaufsbelege in Vario8
📘 Infoseite – Verkaufsbelege verstehen & sicher anwenden
Der Verkaufsprozess bei Moldan Ortho wird vollständig im ERP-System Vario8 abgebildet. Jeder Kundenvorgang erzeugt mindestens einen Beleg – vom ersten Angebot bis zum Kassenbon. Diese Belege sind das Rückgrat für Nachvollziehbarkeit, Abrechnung und Qualitätssicherung.
1️⃣ Was sind Verkaufsbelege?
Verkaufsbelege dokumentieren den gesamten Verlauf eines Kundenauftrags. Sie dienen als rechtlicher Nachweis, als Kommunikationsgrundlage zwischen Abteilungen (Verkauf, Lager, Abrechnung) und als Basis für betriebswirtschaftliche Auswertungen.
In Vario8 unterscheiden wir folgende Belegarten:
| Belegart | Zweck | Hinweis |
|---|---|---|
| Angebot | Unverbindliche Vorschau für Kund:innen | Kann in Auftrag umgewandelt werden – ändert keine Bestände |
| Auftrag | Verbindliche Bestellung / Verkaufsvorgang | Reserviert Artikel, erzeugt bei Lagerware Kommission |
| Lieferschein | Nachweis über gelieferte Ware | Keine finanzielle Buchung, aber wichtig für Bestandsbewegung |
| Rechnung | Zahlungsaufforderung / Kassenvorgang | Wird buchhalterisch verbucht, enthält MwSt. & Kundendaten |
| Gutschrift | Rückabwicklung / Reklamation / Umtausch | Wird immer auf Originalbeleg referenziert |
| Storno | Aufhebung einer Rechnung oder eines Auftrags | Nur mit Begründung & Berechtigung |
2️⃣ Typischer Belegfluss bei Moldan Ortho
Ein Verkaufsfall kann mehrere Belege umfassen – z. B.:
- Angebot wird erstellt (Kundin interessiert sich für Laufschuh + Einlage).
- Nach Kaufentscheidung wird daraus ein Auftrag.
- Ware wird aus Lager entnommen → Lieferschein wird erzeugt.
- Beim Kassieren entsteht automatisch die Rechnung / Bon.
- Bei Umtausch oder Reklamation: Gutschrift mit Bezug zur Rechnung.
💡 Tipp aus der Praxis:
Belege sollten nie manuell „überschrieben“ werden. Nutze stattdessen die Funktion „Beleg duplizieren“ oder „Nachfolgebeleg erstellen“ –
so bleibt der Verlauf revisionssicher.
3️⃣ Pflichtfelder & Belegnummern
- Jeder Beleg hat eine eindeutige Nummer (automatisch vergeben, nicht änderbar).
- Pflichtfelder (rot markiert) müssen ausgefüllt werden – z. B. Kunde, Datum, Artikel, Menge, Preis.
- Verkaufspersonal darf Preise nur über die erlaubten Rabattfelder anpassen, nicht in der Stammdatenmaske.
4️⃣ Druck, Export & Archivierung
- Belege werden automatisch als PDF gespeichert (in Kundenakte / Dokumentenmodul).
- Ausdruck erfolgt über Standardvorlagen mit Moldan-Logo & rechtlichen Pflichtangaben.
- Rechnungen dürfen aus steuerlichen Gründen nicht nachträglich verändert werden – nur über Gutschrift korrigierbar.
5️⃣ Datenschutz & Compliance
- Belege enthalten personenbezogene Daten – nur berechtigte Personen dürfen sie einsehen oder drucken.
- Versand per E-Mail nur über sichere Moldan-Mailadresse und mit Zustimmung des Kunden.
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Rechnungen, 6 Jahre für Angebote & Lieferscheine.
6️⃣ Häufige Fehler & Lösungen
- Falscher Belegtyp gewählt: Prüfe immer die Symbolleiste (z. B. Angebot ≠ Auftrag).
- Doppelte Belegerstellung: Nutze Journal-Ansicht zur Kontrolle.
- Rechnung fehlt im Kassenabschluss: Prüfe, ob der Beleg korrekt gebucht und abgeschlossen wurde.
🧠 Praxisbeispiele – Verkaufsbelege im Alltag
🩴 Beispiel 1: Verkauf einer Bandage im Laden
- Kundin Erika Muster kommt ohne Rezept in die Filiale.
- Verkäuferin sucht Kundin im Modul Kunden → vorhanden.
- Artikel „Kniebandage M“ wird im Auftragsmodul hinzugefügt.
- Verkäuferin druckt Auftrag zur Kontrolle.
- Bei Bezahlung wird automatisch eine Rechnung / Bon erzeugt und im Kundenarchiv gespeichert.
- Kundin erhält Rechnung, Beleg wird im System abgeschlossen.
👟 Beispiel 2: Verkauf mit Angebot und Lieferschein
- Kunde Thomas Berger interessiert sich für Laufschuhe mit Einlagen.
- Verkäuferin erstellt Angebot mit zwei Varianten (Schuh A und Schuh B).
- Eine Woche später entscheidet sich Kunde für Variante A → Angebot wird zu Auftrag.
- Lager bucht die Ware aus → Lieferschein entsteht.
- Bei Abholung wird der Auftrag an die Kasse übergeben → Rechnung gedruckt, Kunde zahlt bar.
🧾 Beispiel 3: Reklamation / Umtausch
- Kundin bringt fehlerhafte Bandage zurück.
- Verkäuferin öffnet ursprünglichen Rechnungsbeleg → wählt „Gutschrift erstellen“.
- System fragt nach Grund („Materialfehler“) → wird dokumentiert.
- Neuer Artikel wird über neuen Auftrag verkauft → saubere Trennung.
🔎 Praxis-Tipp: Bei jedem Gutschriftvorgang den ursprünglichen Beleg über „Verknüpfte Belege anzeigen“ prüfen –
so bleibt die Historie lückenlos.